Bizi Arayın: (0232) 369 2435-Email: info@ttptr.com

ERP Uygulamaları ve Değişim

Etrafımızdan bazen duyarız “ERP paketi aldık, aylarca uğraştık, canımız çıktı ama istediğimiz gibi olmadı, ne biçim bir paketmiş bu” diye. Ülkemizde yapılan ERP projelerinin bir kısmı ya hiç bitmemekte, ya da uygulaması bitmiş paket gerektiği gibi kullanılamamaktadır. ERP uygulaması şirkette kaçınılmaz değişimi beraberinde getirir, çok basit olarak tariff etmek gerekirse bu tip uygulamalar 4 evreden geçerler:

* Firmadaki iş akışlarının gözden geçirildiği ve değiştirildiği ilk evredir, sonunda çıkan yeni iş akışlarıyla artık önünüzdeki zamanda stratejik ve operasyonel kararlar alınacaktır.
* İş akışlarının yeni yazılıma uygulandığı evredir.
* Yazılımın test evresidir, gerçek verilerle tüm senaryolar test edilir ve olası eksikler tamamlanır, yanlışlar düzeltilir.
* Canlı kullanıma geçiş ve sonrasıdır.

Peki, böyle bir değişimin başarılı olması için nelere dikkat etmek gerekir?

Üst Yönetim Desteği:

Bu değişim sürecinde “Üst Yönetim” desteği çok önemlidir, Yönetim Kurulu, Şirket Sahibi, Genel Müdür’e önemli bir görev düşmektedir. Şirket çalışanlarına her durumda projenin kendileri tarafından desteklendiği mesajı verilmesinin yanında bazı durumlarda bil fiil projeye müdahil olarak, açık kalan noktalardaki karar mekanizmalarını hızla çalıştırmaları gerekir. Aksi takdirde projenin zaman planı aksar ve gecikmelere yol açar ve bazı alınmamış ya da eksik alınmış kararların sonradan farkına varılıp değiştirilmesi tüm projeyi hem zaman açısından hem de içerik açısından etkiiler. Unutmamak gerekir ki, bir ERP uygulamasında örneğin “Satın Alma” ile ilgili sonradan vereceğiniz bir karar “Üretim”, “Mali Muhasebe” ve “Maliyet Muhasebesi” gibi birçok yere etki edeceğinden sonradan değiştirilen kararlar bir çok yerde değişikliğe yol açacaktır.
ERP uygulaması şirket için bir değişimdir ve tüm yapılan araştırmalarda çalışanların değişime karşı konservatif davranmakta hatta karşı çıkmakta oldukları gözlemlenmiştir. Bu yüzden Değişim Yönetimi çok önemli olup, Üst Yönetimin bizzat değişimi desteklemesi ve yeri geldiğinde bizzat uygulayıcı olması gerekmektedir.

Şirket Proje Grubu:

İlk evrede tüm iş akışlarının röntgeni çekilir ve şirketin artık bunda sonra uygulayacağı iş akışlarının yeninden tasarlanması yapılır. Bunu “yazılımı uygulayan danışman firma” değil, Şirketin kurduğu ve şirket çalışanlarından oluşan Proje Grubu yapar, yazılımı uygulayan danışman firma burada ancak elde etmiş olduğu bilgi birikimleri ile ancak yön gösterici olabilir. Dolayısıyla bu değişim bir ”tedarikçiye verdim, alsın yapsın” projesi değil, şirketin kendisinin yöneteceği bir değişim sürecidir.

Buradaki en önemli nokta proje grubuna seçilecek olan genelde tam zamanlı kişilerdir. Genellikle departman yöneticileri ilgili uygulama süresince “değerli” elemanlarından vaz geçmek istemezler ve esas olarak işi daha az olan ve vazgeçilmesi kolay çalışanları bu tip projelere atamayı tercih ederler. Şirketin bundan sonrasında çalışacağı şekli belirleyecek kişiler, uygulamanın ve dolayısıyla da yazılımın kullanım kalitesini direk olarak etkiler. Bu nedenle proje sırasında kilit ekibin doğrudan işin içinde olmasına önem verilmelidir.

Proje Grubunun önemli bir üyesi de Proje Yöntecisidir. Bu kişi esas olarak projenin gidişatından sorumludur. Kısaca projenin “9 knowledge area’sı” olarak geçen, maliyet, kalite, tedarik, risk, insan kaynağı, iletişim, entegrasyon, zaman ve kapsam yönetimi de bu kişinin sorumluluğundadır. Proje Yöntecisinin şirket içinde bilinen, her departmanla özellikle de departman yöneticileri ile ilişkisi olan ve kabul görmüş bir kişi olmasında yarar vardır. Gerektiğinde “çekinmeden” parmak kaldırarak problemlere dikkat çekebilecek, hem dışarıyla (tedarikçi & danışman firma) hem içeriyle olan ilişkileri yönetecek bir kişi olması ve tüm beklenti alanlarında yetkin veya yetki kullanabilecek nitelikte olması gerekir.

Tedarikçi Danışman Firma:

Tedarikçi danışman firmanın ana işi 2. Evre ile başlar, 1. Evrede daha çok yönlendirici görevi vardır. Ayrıca 1. Evrede çıkabilecek olası “geliştirme” ihtiyaçlarını görür buna göre kaynak planlaması ve geliştirme dizaynı yapar, proje grubunu bu konularda bilgilendirir.

Ülkemizde satın alma yaklaşımı genelde “hepsi aynı, ucuzunu alırım” şeklinde olduğundan Tedarikçi Danışman Firma da aynı şekilde seçilir. Halbuki, seçilecek danışman firmanın genelde ve ilgili sektördeki referansları, bu firmalarla ile muhakkak yapılması gereken referans ziyaretleri, uygulama danışmanlarının kalitesi ve hepsinin Özgeçmişlerinin incelenmesi hatta gerekiyorsa birer mülakat yapılması çok önemlidir. Sonunda Danışman firma yeni iş akışlarının çıkmasında şirketi yönlendirecek ve bu iş akışlarını ilgili yazılıma taşıyacaktır. Süreç Yönetimi, iyileştirme ve/veya kalite denetimi gibi hizmetler alınmadığı durumda veya ilgili firmanın hizmet portföyünde olmadığı durumda ERP projesi sadece mevcut durumu yeni yazılıma uyarlayamak demek olacaktır ki bu da en istenmeyen durumdur.

Dökümantasyon ve Test:

Projenin her aşamasında/evresinde muhakkak ilgili yazılımın veya danışman firmanın sunduğu dökümantasyon araçlarının kullanılması gerekmektedir. Genelde firmalar “biz hem küçüğüz hem de kısa bir uygulamamız var” mantığından yola çıkarak dökümantasyonu sona bırakmakta ya da hiç yapmamaktadır. Bu nedenle uygulama esnasında oluşan tüm bilgiler sadece şirket proje grubunda kalmakta ve bu kişiler şirketten ayrıldıklarında bu bilgiler onlarla birlikte kaybolmaktadır. Proje esnasında ortaya çıkacak olan dökümantasyon esas olarak bir “el kitabı” niteliği taşır ve bilgilerin kişilere bağımlı olmasının önüne geçer. Bu sayede şirket artık tüm proje sırasında oluşan veri bankasına sahiptir.

Canlı kullanıma geçmeden evvel yapılması gerek son iş test aşamasıdır. Test sırasında oluşmuş olan yeni sistemde tüm iş akışlarının bir kere çevrilmesi ve sonuçlara bakılması gerekir. Burada en önemli nokta mümkün olduğu kadar tüm oluşabilecek tüm iş akışlarını içeren bir test senaryosu ortaya çıkarmaktır. Canlı sistemde test sırasında öngörülmemiş bir iş akışında problem çıktığında, geri dönerek bunu düzeltmek çok zordur.

Canlı Kullanım:

Şirketteki herkes artık tüm veri girişlerini bu yazılıma yapacak, raporlar bu yazılımdan üretilicek ve hem stratejik hem de operasyonel kararlar bu yazılından çıkan verilere dayanarark verilecektir. Unutmamak gerekir ki şirket nasıl dinamik bir yapıdaysa, yani pazarın şartlarına göre iş akışlarını ve/veya organizasyonunu değiştiriyorsa, yazılım da aynı şekilde yaşar. Bu yüzden tercihan uygulamayı yapan tedarikçi danışman firma ile bir bakım anlaşması (Service Level Agreement) yapmakta fayda vardır. Bu bakım anlaşması genelde gerektiğinde çıkabilecek değişiklikleri yapmak, yeni iş akışlarını ve organizasyonel yenilikleri yazılıma hızlan aktarmak gibi konuları içerir.

Cem Yeker

Sosyal Medyada Paylaş

Scroll to Top